Chào mừng bạn gia nhập thành viên cộng đồng VBCI Phú Mỹ Hưng, đây là những hướng dẫn tổng quan về phương pháp hoạt động hiệu quả khi tham dự, để cộng hưởng cộng sinh giúp gia tăng phát triển kinh doanh và xây dựng cuộc sống doanh nhân hạnh phúc.
 |
| Ảnh một buổi sinh hoạt định kỳ tại VBCI Phú Mỹ Hưng |
1. Tổng quan và nguyên lý
5 giá trị cốt lõi của VBCI
Sơ đồ tổ chức về ban điều hành VBCI Phú Mỹ Hưng nhiệm kỳ 1
2. Kế hoạch hoạt động
- Bảng kế hoạch master plan nhiệm kỳ 1 của VBCI Phú Mỹ Hưng: xem chi tiết
- Tổng hợp master plan của VPVBCI (chỉ có email PCT đào tạo xem được): tại đây
3. Hệ thống đánh giá chất lượng
Với mục tiêu đem lại hiệu quả kinh doanh cũng như sự thiết thực khi là thành viên của VBCI, thì công cụ đánh giá chất lượng thành viên là cách giúp đánh giá công bằng những đóng góp của từng thành viên. Với doanh nghiệp gọi là KPIs (key performance indicator), đó là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty.
4. Quy trình và mô tả công việc core 13
Cơ cấu tổ chức core 13 có mục đích là điều hành cộng đồng hoạt động nhất quán và hiệu quả với quy trình như mô tả bên dưới. Các vị trí core 13 cần nắm rõ quy trình và mô tả công việc chi tiết để phối hợp nhịp nhàng với các vị trí khác. Nguyên tắc là không để thiếu bất kỳ vị trí nào trong hệ thống 13 vị trí này, nếu bị thiếu thì ngay lập tức có người kiêm nhiệm tạm thời và sau đó cần bổ sung nhân sự chất lượng vào thay thế.
 |
| Sơ đồ tổ chức, quy trình và mô tả công việc của ban điều hành core 13 |
 |
| Lưu đồ thời gian cho các công việc ở các vị trí core 13 |
Nhánh Đào tạo
Phó chủ tịch Đào tạo
Vị trí Phó chủ tịch Đào tạo đóng vai trò chuyển giao tri thức quản lý kinh doanh từ VBCI Việt Nam về với VBCI Phú Mỹ Hưng, nhằm giúp thành viên áp dụng có chọn lọc để đạt hiệu quả tối ưu trong quá trình phát triển kinh doanh. Phó chủ tịch Đào tạo là người giúp đem lại giá trị Đào tạo đến với thành viên, đây là một trong 3 trụ giá trị của VBCI Việt Nam gồm Tri thức - Giao thương - Đầu tư.
Theo VBCI Việt Nam thì những công việc của Phó chủ tịch Đào tạo như sau:
- Điều phối hoạt động trưởng ban IT.
- Điều phối hoạt động trưởng ban đối nội.
- Liên hệ phòng đào tạo VBCI Việt Nam đặt lịch chuyên gia, chuyên đề đào tạo, đầu tư.
- Chuẩn bị hoa/quà cho chuyên gia đào tạo.
- Lên lịch đào tạo 5 phút tại các buổi họp.
- Định hướng thành viên mới.
Diễn giải chi tiết:
1. Phó chủ tịch Đào tạo cần hiểu rõ mô tả công việc của Trưởng ban Đối nội, Trưởng ban IT để hoạch địch, tổ chức và kiểm tra đánh giá, từ đó báo cáo đầy đủ đến Chủ tịch, các nhánh liên quan và đến thành viên VBCI Phú Mỹ Hưng.
2. Liên hệ Phòng Đào tạo VBCI Việt Nam đặt lịch Chuyên gia, Chuyên đề đào tạo và chuyên đề đầu tư, chuẩn bị Quà tặng chu đáo cho Chuyên gia. Ít nhất trước 8 ngày với buổi họp phải có thông tin gửi Trưởng ban IT để lên Thư mời gồm thông tin chuyên gia + chủ đề + slide (nếu có).
3. Lên lịch đào tạo công cụ 5 phút tại các buổi họp, tài liệu lấy từ nguồn VBCI Việt Nam, người chia sẻ công cụ 5 phút có thể đến từ trong chính cộng đồng VBCI Phú Mỹ Hưng hoặc đến từ bên ngoài với điều kiện cần và đủ là năng lực chia sẻ phải tốt. Ít nhất trước 8 ngày với buổi họp phải gửi Trưởng ban IT file slide đào tạo công cụ.
4. Bám sát các lịch đào tạo của VBCI Việt Nam và truyền thông để thành viên tham dự đầy đủ với hỗ trợ của "Công cụ đào tạo và học tập phát triển" tại link congcu.vbciphumyhung.vn/2024/06/dao-tao-va-hoc-tap.html.
5. Với thành viên mới Phó chủ tịch Đào tạo có vai trò định hướng về giá trị của tri thức ở Khối đào tạo, giúp họ dùng công cụ hiệu quả với link hỗ trợ congcu.vbciphumyhung.vn.
Lịch master plan VBCI Việt Nam (dùng email của PCT Đào tạo mới truy cập được)
Trưởng ban Đối nội
Trưởng ban Đối nội là vai trò giúp đỡ thành viên VBCI Phú Mỹ Hưng đạt được hiệu quả mong đợi khi thực hiện bài diễn giả chuyên sâu (tối đa 24 lần/năm), làm tham quan kiến tập (tối đa 12 lần/năm)...
Theo VBCI Việt Nam thì những công việc của Trưởng ban Đối nội như sau:
- Face To Face với thành viên để sắp lịch diễn giả chuyên sâu, tham quan kiến tập, chúc xuân...
- Hỗ trợ thành viên hoàn thành tốt phần diễn giả chuyên sâu/tham quan kiến tập/chúc xuân doanh nghiệp họ.
Diễn giải chi tiết:
1. Trưởng ban Đối nội chịu trách nhiệm sắp xếp lịch của diễn giả chuyên sâu, lịch tham quan kiến tập... để từ đó lấy thông tin thành viên đăng ký làm diễn giả/làm tham quan kiến tập + lấy chủ đề chia sẻ + lấy slide trình chiếu + nhắc nhở diễn giả/đơn vị tham quan kiến tập có ít nhất 3 phần quà tri ân nhỏ làm quà tặng trong sự kiện (tại VBCI Phú Mỹ Hưng có quy định tối thiểu là 200.000đ/phần quà). Việc sắp xếp lịch này sẽ được cập nhật vào master plan của VBCI Phú Mỹ Hưng theo link master plan trước ít nhất 8 ngày với ngày diễn ra buổi họp, để trưởng ban IT lấy thông tin thiết kế Thư mời.
2. Trưởng ban Đối nội Face To Face với thành viên để hiểu thật rõ về thành viên làm diễn giả chuyên sâu/tham quan kiến tập và tư đó hỗ trợ họ những kinh nghiệm, kiến thức và công cụ cần thiết để thành viên đạt hiệu quả tối ưu cho chương trình.
Trưởng ban IT
Vị trí Trưởng ban IT đóng vai trò vô cùng quan trọng trong suốt hoạt động của cộng đồng, đặc biệt là vai trò trong điều phối slide trình chiếu trong buổi họp.
Theo VBCI Việt Nam thì những công việc của Trưởng ban IT như sau:
- Lập team IT.
- Làm slide buổi họp.
- Setup trình chiếu - timeline.
- Thiết kế thư mời - thư cảm ơn.
Diễn giải chi tiết:
1. Bộ phận IT có nhiệm vụ điều chỉnh file trình chiếu trong buổi họp, nên không thể vắng mặt người trình chiếu, đó là lý do IT là bộ phận có lập team để hỗ trợ nhau trong tình huống Trưởng ban IT vắng mặt sẽ có ngay người hỗ trợ sử dụng file trình chiếu của buổi họp. Có team IT cũng sẽ san sẻ công việc và mọi việc điều phối sẽ do Trưởng ban IT phụ trách.
2. Slide buổi họp gồm = slide chuẩn quy trình buổi họp + slide chuyên gia đào tạo (nếu có) + slide diễn giả chuyên sâu (nếu có) + bài đào tạo công cụ 5 phút, slide tổng hợp chuẩn có trước ít nhất 2 ngày trước buổi họp. Để làm slide buổi họp trưởng ban IT cần thực hiện:
+ Lấy file trình chiếu mẫu của VBCI Việt Nam và chỉnh thành mẫu riêng của cộng đồng VBCI Phú Mỹ Hưng.
+ Yêu cầu Phó chủ tịch Đào tạo gửi file slide của chuyên gia và file slide đào tạo công cụ 5 phút trước ít nhất 2 ngày.
+ Yêu cầu Trưởng ban Đối nội gửi file slide của diễn giả chuyên sâu ít nhất 2 ngày.
3. Chuẩn bị công tác máy tính, âm thanh, ánh sáng chu đáo trong ngày diễn ra buổi họp, cần phối hợp chặt chẽ với đối tác cung cấp phòng họp để quản lý mọi rủi ro về máy móc thiết bị.
4. Việc quản lý timeline có thể thực hiện bằng file trình chiếu, chuông báo, dấu hiệu, đồng hồ canh thời gian..., cần chia sẻ công việc này đến thành viên trong ban IT để kiểm soát.
5. Thiết kế thư mời buổi họp trước ngày diễn ra buổi họp ít nhất 8 ngày. Trước buổi họp ít nhất 10 ngày, phải yêu cầu có thông tin chuyên gia đào tạo và chủ đề từ Phó chủ tịch Đào tạo và thông tin diễn giả chuyên sâu và chủ đề từ trưởng ban Đối nội.
6. Thiết kế thư cảm ơn: trong 24 giờ sau khi kết thúc buổi họp phải có thư cảm ơn, mẫu thư cảm ơn lấy từ nguồn thư viện của VBCI Việt Nam, mục tiêu là để gửi lời tri ấn đến khách mời.
Nhánh Đầu tư
Phó chủ tịch Đầu tư
Đây là vị trí có từ ngữ dễ gây hiểu nhầm, hiểu nhầm vì từ "Đầu tư" và vì mô tả công việc của 2 vị trí Trưởng ban cũng không có mối quan hệ quá chặt chẽ với chữ "Đầu tư". Nếu không có góc nhìn tổng thể về quy trình các nhánh thì nhánh Đầu tư dễ bị mất phương hướng.
Theo VBCI Việt Nam thì những công việc của Phó chủ tịch Đầu tư như sau:
- Điều phối hoạt động của Trưởng ban Kết nối.
- Điều phối hoạt động của Trưởng ban Hội nhập.
- Chia sẻ 5 phút về đầu tư trong các buổi họp.
- Tiếp nhận dự án đầu tư từ thành viên và VBCI Việt Nam.
- Tiếp nhận lịch FTF của thành viên với khối đầu tư.
- Định hướng thành viên mới.
Diễn giải chi tiết:
1. Phó chủ tịch Đầu tư cần hiểu rõ mô tả công việc của Trưởng ban Kết nối, Trưởng ban Hội nhập để hoạch địch, tổ chức và kiểm tra đánh giá, từ đó có báo cáo đầy đủ đến Chủ tịch, các nhánh có liên quan và đến tất cả thành viên VBCI Phú Mỹ Hưng.
2. Các buổi họp có bài chia sẻ 5 phút khi thuộc về chuyên môn Đầu tư thì Phó chủ tịch Đầu tư sẽ là người chia sẻ.
3. VBCI Việt Nam có khối Đầu tư nên Phó chủ tịch Đầu tư cần nắm rõ các thông tin để tiếp nhận dự án của thành viên VBCI Phú Mỹ Hưng có nhu cầu gọi vốn để "tạo cầu nối" đến khối Đầu tư của VBCI Việt Nam, cũng như khi VBCI Việt Nam có dự án đầu tư mới cần gọi vốn cộng đồng thì phó chủ tịch Đầu tư sẽ truyền đạt thông tin cho thành viên nắm rõ.
4. Khi có thành viên mới, phó chủ tịch Đầu tư cần định hướng về giá trị, vai trò ý nghĩa của nhánh Đầu tư để thành viên mới nhanh chóng Hội nhập cộng đồng cũng như Kết nối cộng đồng hiệu quả, gia tăng giá trị cho chính bản thân và cho cộng đồng VBCI Phú Mỹ Hưng.
Trưởng ban Kết nối
Từ ngữ đúng bản chất vị trí là Trưởng ban Kết nối thành viên hoặc Trưởng ban gắn kết thành viên trong doanh nghiệp gọi là bộ phận hướng dẫn - kiểm tra - đánh giá nhân sự.Mục đích của Trưởng ban Kết nối là hỗ trợ thành viên của cộng đồng VBCI Phú Mỹ Hưng gắn kết nhau, thông qua việc biết rõ về nhau - hiểu rõ về nhau - và tin tưởng nhau trong việc cộng hưởng phát triển kinh doanh. Ngoài ra còn tìm các cơ hội từ hệ thống VBCI để xúc tiến thương mại, gia tăng cơ hội kinh doanh cho thành viên.
Theo VBCI Việt Nam thì những công việc của Trưởng ban Kết nối như sau:
- Lập ma trận Face To Face.
- Thống kê số lượng Face To Face hàng tháng.
- Xúc tiến thương mại cộng đồng.
Diễn giải chi tiết:
1. Học và áp dụng cách lập ma trận Face To Face vào ngay chính cộng đồng VBCI Phú Mỹ Hưng, để việc Face To Face đạt hiệu quả tối ưu cho các thành viên. Hướng dẫn cách dùng công cụ Face To Face congcu.vbciphumyhung.vn/2024/06/cong-cu-face-to-face.html.
2. Tổng kết các thông tin hoạt động của thành viên trong tuần/tháng để đưa vào báo cáo đánh giá KPIs thành viên theo mẫu KPIs để công tâm đánh giá chất lượng thành viên là xuất sắc, tốt, đạt, kém, quá kém (mẫu KPIs đã có *), gửi thông tin KPIs này đến Phó chủ tịch Thường trực để phục vụ việc báo cáo số liệu trong buổi họp hàng tuần. Thông tin này còn được Trưởng ban Hội nhập sử dụng để thông báo đến thành viên.
3. Liên hệ với VBCI Việt Nam cũng như các cộng đồng khác để tìm cơ hội xúc tiến thương mại, gia tăng cơ hội đến thành viên.
Trưởng ban Hội nhập
Từ ngữ cho đúng bản chất của vị trí là Trưởng ban Hội nhập cộng đồng, với doanh nghiệp gọi là Hội nhập doanh nghiệp/Hội nhập văn hóa doanh nghiệp.Mục đích của Trưởng ban Hội nhập là giúp thành viên đặc biệt là thành viên mới hội nhập hiệu quả vào cộng đồng VBCI, trước tiên là hội nhập hiệu quả tại VBCI Phú Mỹ Hưng, sau đó là hội nhập hiệu quả vào cộng đồng lớn hơn của hệ thống VBCI Việt Nam.
Theo VBCI Việt Nam thì những công việc của Trưởng ban Hội nhập như sau:
- Lập group Hội nhập thành viên mới.
- Hỗ trợ thành viên mới chốt lịch hội nhập với core 5.
- Hỗ trợ thành viên mới tham gia chương trình Đào tạo Hội nhập của VBCI Việt Nam.
- Đảm bảo 100% thành viên đều hoàn thành chương trình Hội nhập.
Diễn giải chi tiết:
- Công việc của Trưởng ban Hội nhập bắt đầu ngay từ lúc Thành viên mới được kết nạp, tại buổi lễ Kết nạp thành viên, Trưởng ban Hội nhập được tiếp nhận thành viên mới vào cộng đồng VBCI Phú Mỹ Hưng, trong buổi lễ sẽ thực hiện một số quy trình/thủ tục hội nhập thành viên như: Thành viên mới cuối chào trân trọng đến mọi người, trưởng ban Hội nhập giúp thành viên mới bắt tay chân tình đến thành viên cũ như một sự ghi nhận ra mắt và cam kết thực hiện đúng những gì đã hứa trong 5 điều cam kết.
- Trưởng ban Hội nhập hướng dẫn thành viên mới cập nhật thông tin vào group Zalo có liên quan, vào website hướng dẫn công cụ congcu.vbciphumyhung.vn để hiểu cách thức vận hành, từ đó tăng hiệu quả giới thiệu và bán hàng.
- Hướng dẫn và gửi thông tin chương trình đào tạo Hội nhập của VBCI Việt Nam theo hướng dẫn congcu.vbciphumyhung.vn/2024/06/dao-tao-va-hoc-tap.html, lưu ý các chương trình đào tạo của VBCI Việt Nam có thể thay đổi nên trưởng ban Hội nhập cần cập nhật thông tin chính xác theo từng thời điểm. Đảm bảo 100% thành viên mới tham dự và hoàn thành khóa đào tạo Hội nhập từ VBCI Việt Nam.
- Lắng nghe và giải quyết các vấn đề thắc mắc của tất cả thành viên về hoạt động của VBCI, luôn hướng đến sự minh bạch và rõ ràng. Kích hoạt những thành viên hoạt động chưa đạt chất lượng theo thang đánh giá KPIs để họ đạt chỉ tiêu chất lượng này.
- Thực hiện theo quy trình về việc thông báo đến thành viên không đạt chất lượng liên tục theo quy định về hệ thống đánh giá KPIs (có mẫu thông báo *) và trường hợp cuối cùng là thông báo hủy/ngưng tư cách thành viên để mở ngành chào đón thành viên mới (có mẫu thông báo *).
